Tu correo electrónico puede sentirse como una lista interminable de tareas pendientes. Y en un mundo donde la tecnología lo hace estar más conectado con el trabajo que nunca, ¿cómo establece reglas básicas para mantener su energía, su enfoque nítido y su cordura intacta? Como expertos en productividad de Google, ayudamos a los usuarios de Google a utilizar productos como Gmail, Google Drive y Google Calendar para hacer más cosas durante sus días ocupados. El correo electrónico en particular puede ser una fuente de estrés, pero no tiene por qué serlo.
Gmail tuvo su cumpleaños a principios de esta semana, y durante 15 años, ha sido un compañero útil para miles de millones de personas en todo el mundo. Parte de nuestro trabajo es compartir consejos relacionados con Gmail con otros Googlers, aquí están nuestros 10 consejos principales de administración de correo electrónico para ti:
- Reduce las notificaciones: no molestes a su cerebro con las notificaciones de cada nuevo correo electrónico: revise su correo electrónico de forma proactiva. En su teléfono, puede configurar notificaciones para ciertos correos electrónicos, por ejemplo, los de su jefe. Esto le ayudará a identificar correos electrónicos importantes y desconectarse cuando lo desee.
- Responde dentro de las 24 horas, aunque solo sea para registrarse: probablemente no pueda recibir todos los correos electrónicos dentro de las 24 horas, pero puede evitar recibir otro correo electrónico de seguimiento de un compañero de trabajo. Dar una actualización de estado: “Hola, recibí este correo electrónico, ¡pero no lo recibiré hasta más tarde esta semana!” – es una excelente manera de establecer expectativas y mostrarles que estás en eso.
- Cierra su correo electrónico 1 o 2 veces al día: el correo electrónico es necesario para hacer su trabajo, pero también es la máxima distracción. La mayoría de las personas lo dejan abierto todo el día y lo revisan cada 30 minutos (si no más). Intenta cerrar la pestaña de correo electrónico cuando tenga tiempo de hacer un trabajo profundo: la capacidad de concentrarse sin distracciones en una tarea exigente.
- No haga clic en un correo electrónico más de dos veces: si lee un correo electrónico y luego lo marca como no leído, tendrá que volver a leerlo para recordar qué hacer con él. Léalo una vez para escanear y etiquetar su acción futura (por ejemplo, etiquetarlo como “debe responder” o “para hacer esta semana”) y luego una vez más cuando lo conteste.
- La clasificación, la lectura y la respuesta a los correos electrónicos deben ser actividades separadas: la mayoría de las personas rebotan entre la clasificación de un correo electrónico para más tarde, leer uno, responder uno y repetir. Perdemos tanta energía cambiando entre estas actividades. En su lugar, dígase “ahora mismo estoy ordenando todo”. Luego, cuando haya terminado, lea todo lo que necesita leer.
- Mantenga los correos electrónicos que requieren una acción clara; de lo contrario, archive o elimine: cuando su bandeja de entrada contiene correos electrónicos sin elementos de acción claros, le da a su cerebro la falsa sensación de tener demasiado que hacer. Sea implacable con respecto a la eliminación, el archivado o la suspensión de correos electrónicos que no requieren una acción inmediata de parte suya de alguna manera.
- Omite algunos correos electrónicos: cada correo electrónico que vea toma una pequeña parte de su energía, por lo que cada elemento en su bandeja de entrada debe ser algo que debe ver. Gmail le permite crear filtros para que ciertos correos electrónicos “omitan su bandeja de entrada” y no aparezcan como nuevos correos electrónicos. Por ejemplo, si recibe muchos boletines de noticias por correo electrónico, configure un filtro con “Tiene las palabras: cancelar la suscripción”; ahora, esos correos electrónicos no lo distraerán, pero puede buscarlos más tarde.
- No mezcle sus correos electrónicos leídos y no leídos: combinar los correos electrónicos leídos y no leídos en su bandeja de entrada es una receta para la ansiedad. Los nuevos correos electrónicos deben aparecer en una sección y los correos electrónicos que ya ha leído y requieren una acción en una sección diferente. Puede crear un panel de Bandeja de entrada múltiple o “mover” correos electrónicos a una etiqueta diferente que denota una acción específica (como “Tareas pendientes” o “Seguimiento”).
- Para mantenerte enfocado, mantén el nuevo correo electrónico fuera de la vista. Puede ser difícil responder a los correos electrónicos urgentes cuando está constantemente tentado a abrir los nuevos correos electrónicos brillantes y brillantes que se acaban de enviar. Abra una sección como sus “correos electrónicos dormidos” (correos electrónicos que ha guardado para más adelante) o su ” Correos electrónicos destacados ”(sus correos electrónicos de alta prioridad) para que pueda concentrarse en esas tareas, en lugar de distraerse con un nuevo correo electrónico.
- Para encontrar lo que necesita, solo busque: las etiquetas de correo electrónico pueden ayudarlo a mantenerse organizado, pero piense en cómo comenzó Google … ¡Busque! La búsqueda de su correo electrónico, en lugar de hojear las etiquetas, es en realidad una forma más rápida de encontrar el correo electrónico que está buscando. Puede buscar por fecha, remitente, asunto (y más) y puede ser aún más específico con consultas como “tiene: adjunto” o “más antiguo que: 6m” (m = meses).
Para aquellos de ustedes que son nuevos en el uso de G Suite, hay muchas formas de mantenerse productivos en el correo electrónico. Aprende más o pruébalo por ti mismo. Ahora avanza, y aborda ese correo electrónico.