Dado que muchas empresas están considerando la mejor manera de mantener a los equipos conectados cuando no todos pueden estar en la misma ubicación, algunos de nuestros clientes nos han pedido recomendaciones para mantenerse productivos y en la tarea. Estas son algunas de las mejores prácticas para fomentar la colaboración cuando sus equipos se encuentran trabajando de forma remota.
Configure su equipo para trabajo remoto
Asegúrese de que su equipo tenga las herramientas y los procesos correctos configurados antes de pasar de trabajar en la oficina a trabajar desde casa. Una vez que estén configurados, aquí hay algunos pasos adicionales que puede tomar por adelantado:
- Cree un alias de equipo para mantenerse en contacto fácilmente. Una lista de correo electrónico que incluye a todos los miembros de su equipo le permite compartir información rápidamente, y una sala de chat se puede usar para discusiones más rápidas.
- Verifique los permisos para compartir documentos importantes para que los colaboradores puedan editar y comentar según sea necesario. Incluso podría considerar crear una unidad compartida donde su equipo pueda almacenar, buscar y acceder a archivos desde cualquier dispositivo.
- Programe reuniones ahora para que pueda mantenerse en contacto más tarde. Configure invitaciones de calendario, cree una agenda con anticipación y adjunte documentos relevantes a la invitación. También es una buena idea asegurarse de que todos estén familiarizados con las videoconferencias.
Mantenga a su equipo conectado y organizado cada día.
Ahora que su equipo está configurado y todos están listos para trabajar desde casa, es importante mantener a todos en la misma página. Ahora que su equipo está configurado y listo para trabajar desde su casa, aquí hay algunas maneras de mantener a todos en la misma página.
- Mantenga reuniones diarias para mantenerse conectado con sus compañeros de trabajo. Trabajar en casa puede ser aislado para algunos, y la videoconferencia es una excelente manera de mantener a las personas comprometidas. Intente ser visible en la cámara cuando sea apropiado, presente contenido relevante y haga preguntas para iniciar conversaciones. Cuando las zonas horarias impiden que todos se unan a una reunión, grábela, ¡después de asegurarse de que los participantes se sientan cómodos al ser grabados!
- Comparta objetivos y actualizaciones regularmente. Ya sea a través de un grupo de chat o en un documento compartido que todos actualicen, un registro de lo que se está logrando es una excelente manera de sentirse conectado, mantener a todos actualizados y hacer un seguimiento de los elementos de acción. También puede configurar un sitio interno para consolidar información y recursos importantes en un centro central para su equipo, o para compartir información con su organización de manera más amplia.
- Continúe practicando una buena etiqueta en el lugar de trabajo. El hecho de que su equipo no esté en la oficina no significa que no estén ocupados. Consulte los calendarios antes de programar reuniones y, cuando se comunique por chat, comience preguntando si es un buen momento para hablar. También puede informar de manera proactiva a sus compañeros de trabajo sobre su propia disponibilidad configurando las horas de trabajo en el Calendario. De esa forma, si un miembro del equipo intenta programar una reunión con usted fuera de su horario laboral, recibirá una notificación de advertencia.
Realice su trabajo con el wifi en casa
Compartir el espacio y una conexión a Internet en el hogar significa que es posible que tenga que tener en cuenta las necesidades de los demás en su hogar. Aquí hay algunos consejos.
- No pases todo el día en video. Hay muchas herramientas a su disposición para mantenerse en contacto con su equipo, ya sea una sala de chat, un documento compartido, una breve encuesta o una llamada de conferencia rápida. Elija lo que funciona mejor, especialmente si está compartiendo una conexión a Internet.
- Encuentre la configuración adecuada para usted. Es posible que deba probar algunas configuraciones diferentes antes de descubrir cómo mantenerse enfocado y no distraer a los demás. Aquí hay seis consejos para mejores videollamadas que incluyen cómo activar los subtítulos en vivo para que pueda leer una transcripción de la reunión en tiempo real.
Estas son solo algunas de las formas en que el equipo de G Suite está pensando en mantenerse enfocado y colaborativo. Para obtener más información, mire estos videos con consejos sobre cómo trabajar desde casa y consulte las últimas actualizaciones en nuestro artículo del Centro de aprendizaje sobre consejos para trabajar de forma remota.